KVT: Đổi thay bất ngờ từ 5S

10:53 | 30/04/2018

|
Triển khai thành công chương trình 5S đã tạo ra những thay đổi bất ngờ và toàn diện ở Công ty Khí Vũng Tàu (KVT) trong tất cả các mảng công việc, các bộ phận, làm cho môi trường làm việc trở nên sạch đẹp, ngăn nắp, gọn gàng hơn, gia tăng hiệu quả bởi mọi thứ luôn sẵn sàng mỗi khi cần đến.  

5S đi vào thực tiễn

Đến KVT ngày nay, mọi người dễ dàng nhận thấy những đổi thay lớn với không gian làm việc thật thoáng đãng, sạch đẹp, trật tự và chuyên nghiệp. Không chỉ môi trường làm việc bên ngoài được cải thiện mà hiệu quả làm việc của người lao động (NLĐ) cũng được nâng lên bởi môi trường làm việc thân thiện, ngăn nắp, gọn gàng, khoa học, thuận tiện đã tạo điều kiện cho NLĐ hoàn thành tốt công việc và có tinh thần làm việc tốt hơn. Đó là lợi ích được mang lại từ quá trình triển khai thực hiện chương trình 5S một cách quyết liệt và bền bỉ.

kvt doi thay bat ngo tu 5s 503798
Khuôn viên KVT luôn xanh - sạch - đẹp

Ông Trần Nhật Huy, Giám đốc KVT, cho biết, sau một thời gian triển khai, hiệu quả của chương trình 5S đã đi vào thực tiễn tại KVT và đạt đến mức độ “sẵn sàng” ở tất cả các khâu. Nhờ sàng lọc, sắp xếp, phân loại các hồ sơ, tư liệu, dụng cụ hợp lý mà cán bộ, nhân viên có thể lấy ra bất cứ giấy tờ, dụng cụ nào cần đến trong thời gian không quá 5 phút. Những điều này tưởng chừng đơn giản nhưng đem lại hiệu quả rất lớn, bởi làm cho công việc trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn và tiết kiệm rất nhiều thời gian, cũng như giải phóng nhiều không gian để tận dụng vào những việc hữu ích hơn.

Từng bước áp dụng theo mô hình 5S, NLĐ ở KVT đã bắt tay vào thực hiện sàng lọc, sắp xếp lại nơi làm việc, không gian xung quanh, loại bỏ những thứ không cần thiết; những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng. Cụ thể, các hồ sơ cũ, mới được phân loại theo đúng quy định; các vật dụng, vật tư không còn sử dụng được thanh lý; hệ thống tài liệu hồ sơ được sắp xếp gọn gàng, có dán nhãn, đánh dấu các đầu mục để dễ dàng quản lý, nhận diện và tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác; các vật dụng được định danh, định vị rõ ràng, duy trì trạng thái sẵn sàng khi dùng đến; rác thải được phân loại theo đúng quy định; máy móc, thiết bị được duy trì vệ sinh, bảo dưỡng thường xuyên; từng NLĐ ý thức sắp xếp ngăn nắp, sạch sẽ nơi làm việc sau khi kết thúc công việc mỗi ngày…

Khi đã sạch sẽ, ngăn nắp, sẵn sàng, các bộ phận còn hướng đến tiêu chí đẹp, bằng cách thực hiện trang trí trên tường, bàn làm việc, hành lang, cầu thang; lắp đặt các kệ trang trí, tranh dán tường, treo tranh ảnh, bố trí cây cảnh… tạo cho không gian làm việc thêm sinh động, mát mẻ, thân thiện. Môi trường làm việc tốt đã góp phần tăng động lực làm việc cho toàn thể CBCNV, làm tăng năng suất, hiệu quả công việc và làm cho mỗi NLĐ thêm yêu và gắn bó với công ty. Điều này đã được đo đếm qua các cuộc khảo sát của công ty với kết quả là số NLĐ yêu mến, hài lòng với công việc của mình ngày càng tăng lên.

Triển khai quyết liệt và liên tục

Nhằm duy trì và cải tiến liên tục chương trình 5S, KVT thường xuyên tổ chức kiểm tra để đánh giá thực hiện 5S tại tất cả các bộ phận như: Khu vực văn phòng, khu vực sản xuất, khu vực kho, hội trường, phòng họp, căn tin, nhà vệ sinh, phòng nghỉ của bảo vệ, lái xe...

kvt doi thay bat ngo tu 5s 503798
Nhiều không gian làm việc ở KVT được trang trí để trở nên sinh động, thân thiện hơn

Tại KVT, trưởng/phó các bộ phận được giao trách nhiệm chủ động kiểm tra, giám sát việc thực hiện chương trình 5S của bộ phận mình. Công ty còn thường xuyên tổ chức kiểm tra định kỳ, đột xuất, kiểm tra chéo giữa các bộ phận nhằm bảo đảm chương trình 5S được triển khai liên tục, thường xuyên và đi vào thực chất.

Không những vậy, KVT còn thuê đơn vị đánh giá độc lập chuyên nghiệp để đánh giá chính xác hơn hiệu quả từ chương trình, qua đó rút ra được nhưng kinh nghiệm, tiếp tục đề ra các giải pháp thực hiện 5S trong các giai đoạn tiếp theo. Các đoàn kiểm tra, đánh giá thực hiện trên tinh thần bảo đảm khách quan và khuyến khích các điểm tốt, tích cực, đồng thời đưa ra cảnh báo, đề xuất xử lý những tồn tại, những vấn đề cần cải tiến để chương trình 5S hiệu quả hơn.

Sau mỗi đợt kiểm tra đánh giá 5S, từng bộ phận tổ chức họp toàn thể CBCNV để rút kinh nghiệm, học hỏi từ các bộ phận làm tốt và tổ chức khắc phục ngay những điều còn thiếu sót đã được chỉ ra để 5S được triển khai toàn diện và hiệu quả, thực sự đi vào thực tiễn công việc.

kvt doi thay bat ngo tu 5s 503798
Các hồ sơ, giấy tờ được sắp xếp ngăn nắp, dễ dàng trong việc tìm kiếm khi cần đến

Là một chương trình mang tính tập thể, muốn đạt hiệu quả cao phải được áp dụng ở tất cả các bộ phận với toàn thể CBCNV trong từng công việc nhỏ, từng vị trí công tác nên KVT đã huy động tất cả nguồn lực tham gia. Nhờ đó, từng NLĐ đều có ý thức giữ gìn, sắp xếp nơi làm việc của riêng mình và cùng thực hiện hiệu quả chương trình 5S ở các bộ phận, công ty.

Nhờ kiên trì và nỗ lực thực hiện, đến nay 5S đã làm thay đổi bộ mặt của KVT cũng như ý thức của NLĐ trong công ty, trở thành một phong cách làm việc, một thói quen tích cực và một nét văn hóa an toàn đối với tất cả NLĐ không chỉ ở phạm vi công việc mà còn trong đời sống thường ngày.

Trong thời gian tới, để tiếp tục phát huy hiệu quả của chương trình 5S mang lại, KVT tiếp tục duy trì, cải tiến chương trình 5S như một hình thức quản trị mới, nhằm mang lại những động lực tích cực trong toàn thể CBCNV.

5S được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). 5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh trong các công ty Nhật Bản, sau đó được phổ biến sang nhiều nước trên thế giới, trong đó có Việt Nam.

Mai Phương