VPI đẩy mạnh chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính

08:46 | 27/05/2020

|
Tập đoàn Dầu khí Việt Nam và các đơn vị trong ngành, đặc biệt là Viện Dầu khí Việt Nam (VPI) đã đẩy mạnh công tác chuyển đổi số trong doanh nghiệp, tiến tới quản lý số và hoạt động kinh tế số, từng bước hoàn thiện môi trường doanh nghiệp tốt nhất cho đổi mới sáng tạo.

Với giá trị cốt lõi “Đạo đức - Chuyên nghiệp - Trí tuệ”, trong 42 năm xây dựng và phát triển, VPI đã thích ứng nhanh với cái mới, ham học hỏi cái mới, sáng tạo trong ứng dụng cái mới. Ban lãnh đạo VPI đã xác định chuyển đổi số là cuộc cách mạng về chính sách và thể chế nhiều hơn là cuộc cách mạng về công nghệ, là sự chấp nhận cái mới, đổi mới cách làm việc của người lao động.

Ban lãnh đạo VPI đã triển khai đồng bộ các giải pháp, trong đó chú trọng các yếu tố nền tảng, tập trung nguồn lực đầu tư, cải cách thủ tục hành chính gắn với công tác chuyển đổi số.

Về thể chế, VPI đã rà soát và hệ thống hóa các quy chế, quy định hiện hành dựa trên mô hình quản lý 6M biểu thị cho 6 khía cạnh quản lý của VPI (Chiến lược, Nhân sự, Tài chính, Tài sản, Khách hàng, Sản phẩm), cải cách các nội dung không còn phù hợp với môi trường làm việc mới; ban hành Quy chế Xây dựng và quản lý hệ thống SharePoint nội bộ của VPI (Quyết định 5985/QĐ-VDKVN ngày 25/11/2019) định hướng xây dựng các công cụ quản lý, từng bước hoàn thiện môi trường làm việc, khuyến khích đổi mới sáng tạo.

Về hạ tầng công nghệ, VPI tiếp tục chú trọng xây dựng hạ tầng mạng, máy chủ, đồng thời từ năm 2015 đến nay đã lựa chọn và đầu tư bộ giải pháp Microsoft Office 365 làm nên tàng trong công tác chuyển đổi số với mục đích chuyển đổi các quy trình làm việc, xây dựng các cơ sở dữ liệu.

vpi day manh chuyen doi so trong cai cach thu tuc hanh chinh
Các chuyên gia của MGRI-RGGRU thăm Phòng workstation, VPI-EPC

Với sự quan tâm chỉ đạo quyết liệt của Ban lãnh đạo, sự tìm tòi học hỏi của cán bộ người lao động thông qua các ứng dụng của bộ giải pháp Microsoft Office 365, môi trường làm việc của VPI đã từng bước đổi mới trên các mặt đó là:

Số hóa dữ liệu: Các dữ liệu là tài sản trí tuệ của VPI (gồm dữ liệu hành chính, dữ liệu chuyên môn, dữ liệu chung và dữ liệu cá nhân) không thuộc danh mục tài liệu mật đều được số hóa và lưu trữ trên SharePoint Online và Onedrive. Việc dữ liệu được số hóa và lưu trữ trên nền tảng đám mây cho phép người dùng dễ dàng quản lý dữ liệu, truy cập mọi lúc mọi nơi và tránh được rủi ro mất dữ liệu, đồng thời cung cấp khả năng khôi phục thông tin/dữ liệu đã xóa bỏ khi có nhu cầu.

Công tác tạm ứng/thanh toán: Phần mềm VPIPay đã hỗ trợ công tác thanh toán/tạm ứng trong toàn VPI, cán bộ/lãnh đạo dễ dàng thực hiện và theo dõi được quá trình thanh toán/tạm ứng; các bước thực hiện được công khai, minh bạch; tự động nhắc nhở khi quá thời hạn xử lý; cho phép xử lý công việc mọi lúc mọi nơi với đường truyền kết nối internet; có thể thống kê, báo cáo theo yêu cầu.

Trong công tác quản lý phòng họp: Phần mềm quản lý phòng họp hỗ trợ công tác đặt phòng họp/quản lý các phòng họp hiện có của VPI. Người dùng có thể theo dõi tình trạng phòng họp. Các văn bản hành chính của quy trình đặt phòng được hệ thống tự động thiết lập. Hệ thống báo cáo/thống kê tự động cho phép quản lý phòng họp dễ dàng, thuận tiện.

Công tác đặt xe: Phần mềm quản lý phương tiện (xe ôtô hiện có của VPI), cho phép người dùng có thể theo dõi tình trạng hoạt động xe của VPI, qua đó chủ động đăng ký đặt xe khi có nhu cầu. Hệ thống cho phép người quản lý dễ dàng phân công lái xe và điều chuyển phương tiện khi cần, các báo cáo/thống kê tự động được tạo ra đã hỗ trợ người quản lý/lái xe trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Hệ thống mẫu biểu ISO của VPI ban hành tại các quy chế/quy định được quản lý tập trung, bảo đảm người dùng luôn được cập nhật các mẫu văn bản mới nhất. Kho biểu mẫu ISO là nguồn tham khảo/tra cứu đáng tin cậy và dễ dàng tiếp cận hỗ trợ người dùng trong công tác hành chính.

Hệ thống KPI: Cung cấp thông tin tình hình thực hiện, đánh giá mức độ thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch Tập đoàn Dầu khí Việt Nam giao cho VPI hàng năm. Đồng thời hệ thống báo cáo tự động cho phép người quản lý xuất báo cáo tự động, công tác báo cáo có thể diễn ra thường xuyên và liên tục, dễ dàng tổng hợp, đảm bảo thông tin được báo cáo chính xác, thống nhất, nhận xét tình hình, kịp thời có giải pháp hỗ trợ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Hệ thống chăm sóc khách hàng đã được VPI xây dựng triển khai, cho phép quản lý an toàn thông tin khách hàng; trong hội thảo/hội nghị trực tuyến: Tận dụng tính năng của Microsoft Teams, cán bộ VPI đã làm chủ được công nghệ tự thực hiện thiết lập các hội thảo trực tuyến trong và ngoài VPI. Giải pháp này giúp VPI cắt giảm chi phí liên quan đến đầu tư trang thiết bị, chi phí đi lại tổ chức hội nghị hội thảo.

Đặc biệt, chia sẻ thông tin và tiếp nhận ý kiến của người lao động toàn VPI: VPI đã tích cực triển khai các công cụ Yammer (mạng xã hội trong doanh nghiệp), thông qua công cụ này người lao động dễ dàng bày tỏ quan điểm, chia sẻ kiến thức chuyên môn, Ban lãnh đạo VPI dễ dàng nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của người lao động, dễ dàng chuyền thông điệp đến người lao động. Bên cạnh đó, công cụ Microsoft Form hỗ trợ công tác thu thập ý kiến, đăng ký, tổng hợp dữ liệu của người lao động trở nên đơn giản, tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo.

Sau hơn 4 năm triển thực hiện chuyển đổi số, công tác cải cách hành chính ở VPI đã được cải thiện đáng kể: Công tác xây dựng, quản lý công việc sử dụng thông qua các ứng dụng của bộ giải pháp Microsoft Office 365 (Teams, Forms, SharePoint, Yammer, Lịch...) từng bước tối ưu hóa công tác quản lý, bảo đảm thông tin/dữ liệu đồng nhất được lưu trữ/ chia sẻ trong VPI, phù hợp với mô hình quản lý và hoạt động của VPI.

Năng suất lao động được nâng cao do triển khai môi trường làm việc cộng tác; một số công việc lặp đi lặp lại, đơn giản hóa được các phần mềm hỗ trợ tự động thực hiện, qua đó giúp cán bộ thêm thời gian để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện các công việc có giá trị gia tăng cao.

Nền tảng kết nối được tất cả các đơn vị bộ phận lại với nhau. Mỗi đơn vị vừa có công cụ để phục vụ nghiệp vụ chuyên môn vừa có thể giao tiếp/tương hỗ với đơn vị/bộ phận khác. Thông qua các kết nối này, các vấn đề được phối hợp nhận dạng, phòng ngừa trước khi xảy ra và sẽ được xử lý nhanh chóng khi các chức năng có thể thấy và phối hợp cùng nhau.

Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp: Thay vì phải gửi các yêu cầu báo cáo qua đường email hoặc báo cáo bản cứng, Ban lãnh đạo Viện hoàn toàn có thể chủ động xem xét, phê duyệt một số báo cáo (báo cáo KPIs, tình hình tạm ứng thanh quyết toán, nhận phản hồi của người lao động thông qua phiếu xin ý kiến, thông qua mạng xã hội Yammer...); người lao động bày tỏ quan điểm, chủ động nắm bắt thông tin (lịch làm việc của Ban lãnh đạo, tình trạng của các phòng họp trong VPI, tình hình hoạt động... của Viện) để chủ động trong công việc. Đây là lợi ích vô cùng to lớn do chuyển đổi số mang lại.

Nâng cao khả năng cạnh tranh: Chuyển đổi số giúp VPI nâng cao khả năng cạnh tranh thể hiện ở việc tương tác nhanh chóng với khách hàng, chăm sóc cá nhân hóa khách hàng và phục vụ khách hàng tốt hơn. Không gian/thời gian làm việc được mở rộng (chuyển hóa bằng: máy tính, điện thoại di động và công nghệ đám mây), cán bộ VPI dễ dàng triển khai công việc mọi lúc mọi nơi.

vpi day manh chuyen doi so trong cai cach thu tuc hanh chinh Nâng cao vị thế VPI thông qua chất lượng phân tích thí nghiệm chuyên ngành và tư vấn sau phân tích
vpi day manh chuyen doi so trong cai cach thu tuc hanh chinh VPI tiên phong xây dựng hệ sinh thái đổi mới sáng tạo trong ngành Dầu khí
vpi day manh chuyen doi so trong cai cach thu tuc hanh chinh Phát triển VPI thành hạt nhân đổi mới sáng tạo
vpi day manh chuyen doi so trong cai cach thu tuc hanh chinh Lãnh đạo PVN chúc mừng VPI nhân kỷ niệm ngày Khoa học và Công nghệ Việt Nam

N.H