Công tác quản lý tài liệu mẫu vật ngành Dầu khí Việt Nam tại Trung tâm lưu trữ Dầu khí

Trải qua bảy thập kỷ kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt cho đến nay, xác định được vai trò, vị trí quan trọng của công tác  lưu trữ trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta nói chung, Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam nói riêng đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực lưu trữ.

Trung tâm Lưu trữ dầu khí (PAC), được thành lập năm 1978,  là đơn vị duy nhất thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, bảo quản, khai thác tài liệu, mẫu vật của ngành dầu khí Việt Nam. Đã và đang xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) thành phần Thăm dò và Khai thác (E&P) phục vụ công tác lưu trữ, quản lý, khai thác tài liệu số. Kịp thời phục vụ công tác tham khảo tài liệu của các khách hàng. Sẵn sàng dữ liệu thành phần để nhập vào CSDL E&P của PVN sẽ triển khai xây dựng tại Viện Dầu Khí/PAC trong thời gian tới.

Tài liệu, mẫu vật của ngành dầu khí Việt Nam có số lượng lớn, giá trị cao. PAC là đơn vị duy nhất của Tập đoàn, được đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, thu thập, quản lý và khai thác tài liệu chuyên ngành dầu khí dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Tập đoàn và Viện Dầu khí Việt Nam. Trung tâm đang quản lý khối lượng tài liệu bao gồm:

Dữ liệu thu nổ thực địa (field data) 2D: 137 khảo sát.

Dữ liệu thu nổ thực địa (field data) 3D: 117 khảo sát.

Dữ liệu kết quả xử lý (processing data) 2D: 179 kết quả.

Dữ liệu kết quả xử lý (processing data) 3D: 95 kết quả.

Dữ liệu đo Địa vật lý giếng khoan, dạng số (DLIS, LAS, LIS): trên 300 giếng khoan.

Tài liệu báo cáo kết quả của các hoạt động dầu khí: 20179 quyển.

Mẫu vật giếng khoan (mẫu lõi – core): 8816 mét.

Mẫu vật giếng khoan (vụn khô – dry cutting): 303447.

Mẫu vật giếng khoan (vụn ướt – wet cutting): 282570.

Mẫu vật giếng khoan (than, khí, sét): 309.

Mẫu vật giếng khoan (dầu): 763 của 64 giếng khoan.

Các tài liệu hiện có tại Trung Tâm chưa đầy đủ so với lượng tài liệu đã được sản sinh ra trong quá trình hoạt động từ các Hợp đồng dầu khí và các đơn vị trong ngành. Nguyên nhân: công tác giao nộp tài liệu hàng năm về Trung tâm theo quy chế  của Tập đoàn chưa được các đơn vị và nhà thầu chú trọng đúng mức. (Trung tâm đã thống kê toàn bộ tài liệu lưu trữ, đề xuất tài liệu còn thiếu, dự báo tài liệu cần thu hồi và đang đẩy mạnh công tác thu thập tài liệu còn thiếu hiện đang lưu trữ tại các nhà thầu, các đơn vị và các ban của Tập đoàn).

Công tác lưu trữ, quản lý tài liệu được thực hiện dựa trên các văn bản chính sau đây:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011.

- Luật Dầu khí năm 1993, Luật Dầu khí sửa đổi, bổ sung năm 2000 và 2008.

- Quy chế quản lý và sử dụng tài liệu mật trong ngành Dầu khí ban hành kèm theo Quyết định số 6828/QĐ-DKVN ngày 7/9/2009 của Hội đồng Quản trị Tập đoàn Dầu khí Việt Nam.

- Quy chế công tác lưu trữ của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam và các đơn vị.

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam ban hành năm 2013.

- Quy chế quản lý tài liệu chuyên nghành dầu khí của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, số 3730/QĐ-DKVN, ban hành ngày 5 tháng 6 năm 2013.

Công tác tổ chức bảo quản tại kho

Các hạng mục tài liệu giấy, băng từ, mẫu vật được bảo quản tại các kho chứa riêng biệt, hiện đại, đảm bảo điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, mật độ vật lưu trữ, vv,  với thiết bị điện tử đo đếm/ điều chỉnh các thông số một cách chính xác và tự động.

Tài liệu trong kho được sắp xếp, gán mã, bảo quản một cách khoa học nhằm nâng cao tuổi thọ, thuận tiện trong khai thác, sử dụng. Theo lịch trình quy định, Trung tâm  kiểm tra, phục chế các tài liệu cũ hỏng, dán nhãn cho các đầu tài liệu.

Mẫu được bảo quản ở kho có trang thiết bị hiện đại, điều kiện kỹ thuật đảm bảo. Ngoài công tác bảo dưỡng, bảo quản, vệ sinh, sắp xếp, khử trùng, mối, mọt định kỳ cho mẫu, hàng năm Trung tâm đóng mới một số lượng thùng đựng  mẫu mới, thay thùng cũ theo kế hoạch, thay túi nilon cho mẫu vụn ướt, bảo dưỡng mẫu theo qui trình.

Bảo quản, lưu trữ tài liệu giấy trên hệ thống giá đỡ chuyên dụng	Bảo quản, lưu trữ mẫu vật

Công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu

Trung tâm đã tiến hành công tác này từ năm 2009, đến thời điểm đầu năm 2016  khối lượng hoàn thành ước tính 2/3 toàn bộ tài liệu giấy.

Nhằm đảm bảo an toàn tài liệu cũng như nâng cao tính chất chuyên môn hoá trong quản lý tài liệu, Trung tâm đã thực hiện sao chép thành 2 bộ tài liệu và lưu giữ tại 2 cơ sở. Luân chuyển giữa 2 kho TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội các tài liệu về báo cáo giấy, file báo cáo, file ảnh và một số băng từ, đĩa cứng lưu giữ nội dung tài liệu.

Hàng năm khối lượng tài liệu giao nộp về Trung tâm tăng lên tương đối nhiều, Trung tâm thường xuyên tổ chức chỉnh lý, sắp xếp, lên giá tài liệu.

Công tác kiểm tra, bảo dưỡng và chuyển đổi băng từ

Khi các nhà thầu/đơn vị nộp băng từ chứa dữ liệu địa chấn/ địa vật lý giếng khoan, Trung tâm tổ chức tiếp nhận, kiểm tra trên máy để đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại dữ liệu chứa trong băng phù hợp với danh mục giao nộp. Khi có sai sót, Trung tâm liên hệ với nhà thầu/đơn vị để yêu cầu giao nộp những phần còn thiếu.

Băng từ được lưu trữ trên giá của kho chuyên dụng, đảm bảo các điều kiện về nhiệt độ, áp suất, độ ẩm, ánh sáng, vv.

Trung tâm thực hiện nhiệm vụ sao lưu và chuyển đổi băng từ (từ băng mật độ thấp sang băng mật độ cao).  Năm 1996, Trung tâm được Tập đoàn trang bị  hệ thống do nhà thầu CCG cung cấp và 2015 được trang bị thêm một hệ thống của nhà thầu OvationData. Trung tâm đã tích hợp, vận hành đồng thời 2 hệ thống.  Công việc kiểm tra, chuyển đổi, sao chép băng từ được đồng bộ, tăng tốc. Việc sao chép bộ 2 (băng LTO5) lưu giữ tại Hà Nội nhằm đề phòng rủi ro được  thực hiện với cường độ cao, đảm bảo chất lượng và tiến độ.

Hệ thống chuyển đổi, sao lưu băng từ

Công tác xây dựng cơ sở dữ liệu

Thực hiện chỉ đạo của Tập đoàn và Viện về xây dựng Trung tâm Dữ liệu Thăm dò và Khai thác dầu khí, năm 2013 Trung tâm tự  xây dựng phương án xây dựng CSDL E&P và đã được Tập đoàn chấp thuận. Mặc dù ở thời điểm dự án CSDL E&P toàn ngành chưa chính thức được triển khai, nhưng với tính chủ động, trên cơ sở hệ thống phần cứng và phần mềm đã được Tập đoàn trang bị, Trung tâm đã và đang tích cực xây dựng CSDL E&P thành phần để quản lý khối lượng tài liệu hiện có tại Trung tâm.

Khảo sát, tham khảo và thiết kế mô hình CSDL

Dựa trên số lượng, chủng loại, khuôn dạng tài liệu hiện có, Trung tâm đã tham khảo một số mô hình CSDL của các hãng phần mềm, các nhà thầu dầu khí như Halliburton, Schlumberger, Petronas, Petrobas, vv. Với ý kiến trợ giúp của một số chuyên gia của Tập đoàn và hãng phần mềm, cán bộ kỹ thuật của Trung tâm đã tự thiết kế (designed, customized) form mẫu lưu trữ tài liệu số phù hợp với mục đích lưu trữ, quản lý, khai thác tài liệu số của Trung tâm.

Phần mềm được Trung tâm lựa chọn để lưu trữ, quản lý và khai thác dữ liệu là Prosourse và Esearch (do nhà thầu Schlumberger cung cấp), trong đó:

Tài liệu đầu vào: file LAS, LIS, DLIS.

Tài liệu đầu ra: file LAS, LIS, DLIS với các tủy biến: các khoảng độ sâu khác nhau, tổ hợp các các đường khác nhau, các đồ thị, vv.

• Prosource Seismic: lưu trữ, quản lý, khai thác dữ liệu định vị, dữ liệu xử lý địa chấn.

Tài liệu đầu vào: file định vị (UKOOA và các dạng text khác). File data: SEG-Y , SEG-B, SEG-D, SEG-A, SEG-C, tài liệu raw (thực địa) và sau xử lý.

Tài liệu đầu ra: các khuôn dạng khác nhau, được kết nối trực tiếp với phần mềm minh giải địa chấn như Petrel, Seiswork, IESX, vv, các file định vị, dữ liệu SEG-Y với giới hạn (không gian, thời gian) tùy biến.

• Prosource Enterprise: lưu trữ, quản lý, khai thác dữ liệu giếng khoan (deviation, checkshot, marker,sample...), dữ liệu khai thác và không gian.

Tài liệu đầu vào: tài liệu đầu giếng, tài liệu khai thác, kết quả phân tích mẫu, tầng đánh dấu (marker), dữ liệu vận tốc (checkshot), đường lô, đường bờ, đường ống vận chuyển & tài liệu không gian khác.

Tài liệu đầu ra: tài liệu đầu giếng, tài liệu khai thác, kết quả phân tích mẫu, tầng đánh dấu (marker), dữ liệu vận tốc (checkshot), đường lô, đường bờ, đường ống vận chuyển & tài liệu không gian với tham số tùy biến.

Tài liệu đầu vào: các dữ liệu đã nạp bằng Prosource Log, Prosource Seismic, Prosource Enterprise.

Tài liệu đầu ra: các tài liệu đã nạp vào CSDL bằng 3 module trên, hiển thị trên màn hình, thống kê, xuất ra file với tham số tùy biến về giới hạn không gian, thời gian và khuôn dạng khác nhau.

Tài liệu đầu vào: bảng danh mục tài liệu, tài liệu số hóa mặt cắt địa chấn, băng tổ hợp địa vật lý giếng khoan, báo cáo.

Tài liệu đầu ra: danh mục tài liệu, tài liệu số hóa mặt cắt địa chấn, băng tổ hợp địa vật lý giếng khoan, báo cáo với tham số tùy biến.

Quản lý dữ liệu số E & P trên phần mềm PS FrontOffice

Cập nhật dữ liệu

Đến thời điểm đầu 2016 Trung tâm đã cập nhật được khối lượng đáng kể các dữ liệu vào phần mềm Prosource và Esearch, bao gồm:

Well log (Địa vật lý giếng khoan), dữ liệu định vị và sau xử lý SEGY khảo sát địa chấn 2D,  dữ liệu sau xử lý SEGY khảo sát địa chấn 3D, báo cáo, mẫu vật, dữ liệu deviation (đường cong thân giếng), marker (tầng đánh dấu), checkshot (tài liệu vận tốc), production (tài liệu khai thác), sample (tài liệu phân tích các loại mẫu) và spatial (tài liệu đường lô, đường bờ, đường ống vận chuyển và các tài liệu không gian khác).

Khai thác

CSDL số được xây dựng tại PAC đem lại hiệu quả trong công tác lưu trữ, quản lý và khai thác tài liệu. Khi có yêu cầu từ PVN về công tác tra cứu, thống kê thông tin, trích xuất dữ liệu, thiết lập dataroom cho nhà thầu tham khảo tài liệu, PAC có thể thực hiện nhanh chóng, chính xác, đúng chủng loại, phạm vi tài liệu. Khối dữ liệu đã nạp được sẵn sàng nhập vào CSDL tổng E&P mà VPI/PAC sẽ triển khai trong thời gian tới.

Kết quả khai thác, sử dụng tài liệu hiện nay

Nhiệm vụ phục vụ khai thác sử dụng tài liệu theo yêu cầu của Tập đoàn luôn được Trung tâm chú trọng, các yêu cầu về tài liệu luôn được thực hiện nhanh chóng, đầy đủ, an toàn và hiệu quả trên hệ thống CSDL hiện có của Trung tâm. Đã cập nhật một khối lượng đáng kể dữ liệu dầu khí vào các hệ thống quản lý của Trung tâm: Esearch, Prosource Enterprise, Prosource Seismic, Prosource  Logs, PS FrontOffice, OpenWork, Petrel, phần mềm quản lý dữ liệu chuyển đổi băng từ.

 Công tác phục vụ khai thác minh giải, phân tích dữ liệu tại Trung tâm được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống CSDL, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Trung tâm đã nhiều lần tổ chức Phòng tham khảo tài liệu (Dataroom) cho các công ty dầu khí tới đánh giá tiềm năng dầu khí các lô mở,  phục vụ công tác thu hút đầu tư vào các dự án tìm kiếm thăm dò dầu khí mới ở thềm lục địa Việt Nam, phục vụ hàng trăm lần khách hàng đến tham khảo tài liệu, khai thác hiệu quả kho tài liệu giấy, điện tử, số, đảm bảo yếu tố bảo mật.

Ngoài ra, với công tác giám sát và làm thủ tục xuất tài liệu, băng từ, mẫu vật ra nước ngoài, Trung tâm thực hiện đúng quy định, quản lý chặt chẽ từng công đoạn theo chu trình. Đảm bảo an toàn, chính xác, đúng thời hạn, không xẩy ra bất cứ sự cố nào.

Khách hàng/nhà thầu tham khảo tài liệu tại Dataroom

Kết luận

Công tác lưu trữ tài liệu được thực hiện theo đúng yêu cầu, nhiệm vụ được giao trong tất cả các khâu, từ thu thập, bảo quản, quản lý và khai thác. Công tác bảo quản được tiến hành thường xuyên. Công tác khai thác phục vụ Tập đoàn và các nhà thầu  đảm bảo chất lượng và thời gian. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, khai thác tài liệu, xây dựng hệ thống CSDL E&P của ngành được từng bước nâng cao.

Công tác xây dựng CSDL  E&P thành phần đã được Trung tâm thực hiện với kết quả đáng ghi nhận, thể hiện hướng đi đúng trong việc quản lý và khai thác tài liệu tại Trung tâm.

Góp phần tham gia quản lý công tác lưu trữ toàn ngành, duy trì hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Thực hiện dịch vụ khoa học công nghệ (sao lưu tài liệu, băng từ, xuất nhập mẫu, tài liệu, dịch vụ nghiệp vụ lưu trữ tài liệu, mẫu).

Các nhà thầu dầu khí và đơn vị trong ngành ghi nhận chất lượng quản lý và phục vụ khai thác tài liệu của Trung tâm.

Để cải tiến nâng cao chất lượng quản lý, khai thác tài liệu, Trung tâm đã đề xuất và thực hiện các biện pháp tăng cường sau:  đổ khuôn, bọc sáp, chụp ảnh cho một số mẫu lõi tiêu biểu để việc lưu trữ, bảo quản đươc tốt hơn. Nâng cao giá trị tài liệu. Phát triển, mở rộng, nâng cao giá trị dịch vụ ngoài dịch vụ độc quyền truyền thống của Tập đoàn. Tăng cường chủ động  trong giám sát, quản lý giao nộp tài liệu sinh ra từ các hoạt động dầu khí. Tăng cường công tác quản lý nhà nước về lưu trữ. Cải thiện, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

Dương Hồng Sơn